Ces prochaines semaines et mois, nous allons participer ou initier de plus en plus à des réunions à distance via Hangouts Meet. Je vous propose des bonnes pratiques pour que vous réussissiez vos réunions à distances.
Les réunions
Chaque réunion a une audience, un but et une forme spécifique. Par exemple :
- Spontanée : pour obtenir une réponse rapide, quand une discussion au travers Hangouts Chat ne suffit plus
- Un seul interlocuteur et planifiée : point hebdomadaire avec chaque membre de son équipe, résultats trimestriels, entretien avec des candidats,
- Centrée sur l’équipe et planifiée : réunions hebdomadaires, coordination d’événements, comité de pilotage
Une réunion réussie est la combinaison de trois étapes
1. Avant la réunion
- Définissez un agenda clair, consultez les notes et les actions définies lors de la dernière réunion
- Envoyez l’invitation en y ajoutant systématiquement une connexion Hangouts Meet,
- Vous pouvez ajouter dans l’invitation un lien vers les documents (Docs, Sheets, Slides) qui seront partagés, dans le cas où le partage d’écran durant la réunion est inopérant pour certain,
- Connectez-vous 5 minutes avant la réunion pour tester si votre micro et caméra fonctionnent
2. Pendant la réunion
- Démarrez à l’heure, les participants à distance vous remercieront et ceux ayant réservé la salle pour le créneau suivant aussi,
- Humanisez les échanges en activant votre caméra et en demandant à chaque participant de faire de même (si le débit réseau vous le permet)
- Échangez, partagez des liens et des fichiers dans la partie conversation de la réunion ; facilitez les questions / réponses,
- Enregistrez la réunion pour les absents en demandant l’accord aux participants,
- Prenez des notes avec Google Keep, partagez-les en direct pour que chacun puisse les voir et les ajuster en temps réel,
- Assurez-vous que chacun ait pu participer aux échanges (en parole ou en écrit),
- Si les participants sont nombreux, demandez-leur au début de couper leurs micros
- Si vous êtes seul, utilisez un casque pour une meilleure qualité de sonore (pour vous et pour les autres)
- Si vous êtes à plusieurs dans une salle, privilégiez les salles de réunion équipées de Chromebox for meetings.
3. Après la réunion
- Tous les participants repartent avec le compte-rendu et les actions associées. Ils peuvent directement initier les actions demandées et en assurer le suivi de manière dynamique.
- Même si vous n’avez pas pu participer à la réunion, retrouvez à tout moment le replay de la réunion, les messages, les fichiers, les notes partagés dans l’historique de conversation de la réunion
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