Accueillir les nouveaux arrivants avec G Suite

Pour le service informatique, présenter G Suite en quelques mots à chaque arrivée d'un salarié, pas toujours simple.

Heureusement grâce à quelques lignes de script, vous êtes capable d'écrire un mail à son nouveau compte créé dans la journée pour lui souhaiter la bienvenue et lui présenter de la suite collaborative G Suite.

Le script que je vous présente est un exemple qui pourra être modifié en fonction de vos besoins et usages. Il peut être déclenché via un trigger en fin de journée.

function communication() {

var domaine = "domaine.com"

var myAliases = GmailApp.getAliases();

var pageToken, page;

var sToday = Utilities.formatDate(new Date(), "GMT+1", "yyyy-MM-dd'T'HH:mm:ss'Z'");

sToday = sToday.substring(0,10);

do {

page = AdminDirectory.Users.list({

domain: domaine,

orderBy: 'givenName',

maxResults: 100,

projection: 'full',

pageToken: pageToken

});

var users = page.users;

if (users) {

for (var i = 0; i < users.length; i++) {

var user = users[i];

if (user.creationTime.substring(0,10) === sToday) {

var nomGlobal = user.name.fullName;

var nom = user.name.familyName;

var prenom = user.name.givenName;

var fonction = user.organizations[0].title;

var service = user.organizations[0].department;

var branche = user.organizations[0].costCenter;

var email = user.primaryEmail;

var respHierarchique = user.relations[0].value;

var returnData = [nomGlobal, email, branche, service, fonction];

var html = HtmlService.createTemplateFromFile('html_nouvelArrivant');

var sujet = "✔ Bienvenue et bonne utilisation de G Suite !";

html.data = returnData ;

var template = html.evaluate().getContent();

GmailApp.sendEmail(email, sujet, 'Infos', {

from: myAliases[0],

to: email,

cc:respHierarchique,

name:'Équipe G Suite',

replyTo: 'gsuite@cooperl.com',

subject: sujet,

htmlBody: template

});

}

pageToken = page.nextPageToken;

} while (pageToken);

}

Le fichier HTML html_nouvelArrivant peut avoir cette forme ; une nouvelle fois, à vous de le confectionner à votre convenance.

<!DOCTYPE html>

<html>

<head>

</head>

<body>

<tbody>

</tr>

<tr>

<td>

Bonjour <?= data[0];?>,

G Suite est la plateforme collaborative choisie par le groupe xxxx qui va vous permettre :

<ul>

<li>d'envoyer et recevoir des emails, </li>

<li>de planifier des rappels, des tâches et des réunions, </li>

<li>de créer des documents, des feuilles de calcul, des présentations</li>

<li>de participer à des visio-conférences, </li>

<li>de participer à notre communauté d'échange spécifique sur G Suite.</li>

</ul>

Pour découvrir ces outils digitaux très novateurs, nous vous proposons de vous connecter <a href='https://gsuite.google.fr/learning-center/products/quickstart/'>au centre de formation G Suite</a> pour connaître les bases permettant d'utiliser GMail, Agenda, Drive, Docs, Sheets, Slides, Meet ...

Une plateforme de <a href='https://support.google.com/a/answer/7039472'>eLearning</a> permet en quelques minutes de se former sur un point précis.

Enfin, l'<a href='mailto:gsuite@domaine.com'>équipe G Suite</a> est à votre disposition pour organiser une formation à ces outils. N'hésitez pas à nous contacter.

Bonne découverte,

<a href='mailto:gsuite@domaine.com'>L'équipe G Suite</a>

</td>

</tr>

</tr>

</tbody>

</table>

</body>

</html>

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