Que vous soyez un débutant ou déjà expérimenté avec Google Docs, je vous propose plusieurs astuces pour améliorer votre utilisation de cet outil.
Editez votre document avec facilité
1. La prochaine fois que vous devez déplacer du texte dans un document, évitez le copier-coller. Pour déplacer le texte plus rapidement, mettez simplement en surbrillance le paragraphe que vous voulez repositionner, puis cliquez et faites-le glisser avec votre souris.
2. Votre texte doit-il être un peu plus grand ou un peu plus petit ? Docs a plusieurs raccourcis très pratiques qui changeront la taille de la police à la volée. Pour cela, maintenez enfoncée la touche Ctrl (ou Cmd) et Maj, puis appuyez sur la touche point pour augmenter la taille de la police d'un point ou sur la touche virgule pour la réduire.
3. En quelques clics, Docs peut copier le formatage d'une zone de texte et l'appliquer à une autre. L'astuce se trouve dans l'icône du rouleau à peindre dans le coin supérieur gauche de la barre d'outils Docs (directement à droite de l'icône d'impression). Placez votre curseur sur le texte qui a le formatage souhaité, cliquez sur le rouleau à peindre, puis cliquez sur le paragraphe où vous voulez que le formatage soit appliqué. La police, la taille, le style et la couleur devraient tous apparaître instantanément. Magique, non ?
4. Épargnez-vous la peine de fouiller dans les menus de Docs pour trouver ce dont vous avez besoin pour rechercher toutes les fonctions disponibles en un rien de temps. Le menu Aide / Raccourcis clavier vous affiche tous les raccourcis.
5. Laissez vos doigts se reposer et laissez Docs transformer vos paroles en texte. Si votre ordinateur dispose d'un microphone, il vous suffit d'ouvrir le menu Outils et de sélectionner Saisie vocale puis commencer à parler. Docs comprendra ce que vous dites et l'inscrira à votre place !
6. La fonction saisie vocale de Docs vous permet également d'énoncer des commandes pour les formes courantes de ponctuation et de formatage des paragraphes. Vous pouvez dire des choses comme "point", "virgule" et "point d'interrogation" ou donner des instructions comme "nouvelle ligne" ou "nouveau paragraphe". Si vous voulez faire une pause, dites "arrêtez d'écouter", puis dites "reprendre" lorsque vous êtes prêt à continuer.
7. La fonction saisie vocale de Docs ne se limite pas à l'écriture. Chaque fois que vous avez un fichier audio qui doit être transformé en texte - à partir d'une interview enregistrée, d'un podcast ou autre - trouvez une pièce silencieuse pour votre ordinateur, activez le mode de saisie vocale de Docs et laissez l'audio jouer. Docs vous fournira une transcription complète de vos enregistrements audio.
Enrichir vos documents
La fonction Explorer de Docs apporte de nombreux résultats de recherche directement dans votre traitement de texte.
8. Docs vous permet d'effectuer toutes vos recherches sans jamais sortir de votre traitement de texte Pour ouvrir l'outil Explorer de Docs cliquer en bas à droite dans le bouton Explorer. Docs affichera une série de résultats Web, d'images et de documents connexes issus de votre propre travail passé. Vous pouvez également effectuer de nouvelles recherches directement dans cette fenêtre et lorsque vous trouvez quelque chose que vous souhaitez inclure dans votre document actuel, vous pouvez l'ajouter et même joindre une citation de note de bas de page d'un simple clic de souris.
9. Pour les utilisateurs de Google Photos, Docs vous permet d'ajouter facilement des images depuis votre collection de photos directement dans vos documents. Cliquez sur le menu Insérer et sélectionnez Image pour trouver l'option. Vous pouvez également ajouter une image à partir de votre stockage sur Google Drive.
10. Docs a son propre outil pour recadrer ou d'éditer des images. Il suffit de cliquer sur une image dans votre document, puis de cliquer sur le menu Format et de sélectionner Image. Vous y trouverez la commande de recadrage ainsi qu'une sélection plus large d'options d'image contenant des fonctions pour colorer et ajuster la transparence, la luminosité et le contraste de l'image.
11. Vous n'avez pas confiance en la signification d'un mot ? Appuyez sur Ctrl-Shift-Y (ou Cmd-Shift-Y) lorsque votre curseur est sur le mot. Docs trouvera une définition pour vous et vous la montrera sur le côté droit de l'écran.
12. Si vous utilisez Google Keep comme outil de prise de notes, vous pouvez accéder à vos notes pendant que vous travaillez sur un document et même insérer une note entière dans votre page actuelle. A droite, vous avez depuis peu une barre latérale regroupant plusieurs icônes dont Keep. Vous pouvez afficher et modifier vos notes - et si vous voulez transférer le contenu d'une note dans votre document, passez la souris sur la note, puis glissez là dans votre document ou appuyez sur les trois petits points et cliquer sur Ajouter au document.
Collaborer et partager
13. Ne laissez pas la barrière linguistique vous empêcher de communiquer. Docs dispose d'un système natif qui peut traduire des documents entiers dans d'autres langues : Cliquez sur le menu Outils, puis sélectionnez Traduire le document... . Vous pourrez alors sélectionner la langue de votre choix et donner un nouveau nom à votre fichier traduit. Facile, non ?
14. Vous ne le savez peut-être pas, mais Google Docs vous permet de taguer d'autres utilisateurs pour attirer leur attention tout en collaborant. Commencez simplement à écrire un commentaire - en cliquant sur l'icône circulaire qui apparaît lorsque vous survolez le côté droit d'un document puis tapez @ ou + suivi des premières lettres du nom d'une personne. Docs commencera à proposer des options à partir de votre liste de contacts Google. Et si vous voulez ajouter quelqu'un qui n'est pas dans votre liste de contacts, utilisez simplement une adresse e-mail au lieu d'un nom.
Si la personne que vous avez sélectionnée a déjà accès au document, elle recevra un email l'avisant de la mention. Si ce n'est pas le cas, Docs vous demandera de partager le document avec elle avant de continuer.
15. Vous pouvez également envoyer par e-mail n'importe quel message aux collaborateurs, ainsi que le contenu du document, directement à partir de Docs. Recherchez l'option Envoyer un e-mail aux collaborateurs... dans le menu Fichier pour commencer.
16. Peut-être voulez-vous envoyer une copie de votre document à quelqu'un par courriel sans l'ajouter comme collaborateur - pour fournir le fichier à un client, par exemple, ou le partager avec quelqu'un de l'extérieur de votre organisation pour examen. Pour réaliser cela : Ouvrez simplement le menu Fichier et sélectionnez Envoyer par e-mail en pièce jointe... . Vous pourrez choisir parmi une variété de formats ou même choisir d'inclure le texte dans le corps du courriel.
17. Docs peut transformer n'importe quel document en une page Web dynamique et fonctionnelle que vous pouvez ensuite partager ou intégrer comme vous le souhaitez. Voir pour cela l'option "Publier sur le Web" dans le menu Fichier pour explorer cette possibilité.
18. Vous souhaitez envoyer à quelqu'un un lien vers une version PDF de votre document ? Copiez l'URL complète dans la barre d'adresse de votre navigateur pendant que vous éditez le document, puis changez le "/edit" à la toute fin en "/export?format=pdf" (sans les guillemets). Tant que les personnes à qui vous envoyez le document ont accès au document, elles recevront un PDF de votre travail dès qu'elles ouvriront le lien.
19. Vous pouvez utiliser une astuce similaire pour transformer votre document en un modèle pour l'utilisation continue par d'autres personnes : Encore une fois, copiez l'URL complète dans la barre d'adresse de votre navigateur pendant que vous éditez le document - mais cette fois, changez le "/edit" à la fin pour "/copy" (encore une fois, sans les guillemets). Envoyez ce lien à toute personne avec qui vous avez partagé le fichier, et lorsqu'elle l'ouvrira, elle sera invitée à faire une copie dans son propre stockage Drive, pour ensuite travailler sur la copie.
Convaincu par le produit, sachez que vous pouvez tester sa version professionnelle en commençant un essai gratuit.
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